CONDICIONES GENERALES PARA LA PARTICIPACIÓN EN NUESTRAS FERIAS
El Comité Organizador de la Feria y Representante del evento Ferial son las autoridades del evento y podrán, cuando lo consideren conveniente para el mejor funcionamiento de la muestra, adoptar decisiones distintas de las establecidas en el presente Reglamento, siendo estas de obligatorio cumplimiento para todos los participantes. El Organizador de la Feria es el coordinador y responsable general del cumplimiento del presente Reglamento.
2- CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN
La participación se formalizará directamente en el evento ferial mediante la suscripción de un Contrato que incluye además las condiciones generales de participación.
Los expositores deberán completar todos los datos que se solicitan en el contrato y adjuntar el diseño del stand y, cuando se trate de proyectos de diseños especiales aportarán, además, los documentos que establece este Reglamento. De lo contrario, el Comité Organizador no será responsable del incumplimiento de todos o algunos de los requerimientos del expositor.
3- CONFIRMACIÓN DE ESPACIO Y UBICACIÓN
La reservación del área sólo se hará firme una vez cumplido y firmado el Contrato de Participación y se haya cancelado el acuerdo de pago del espacio, en las condiciones descritas en la presentación del evento y los requisitos determinados por las autoridades.
Cumplido tal requisito ubicará a la marca expositora en el espacio correspondiente y se lo dará a conocer. Para lo anterior tomará en consideración, en lo posible, los intereses del expositor, las dimensiones del espacio solicitado y la fecha de solicitud.
El incumplimiento del pago será una causal que impedirá el montaje y acceso al stand. En casos excepcionales el Comité Organizador, cuando lo entienda conveniente para los intereses del certamen, podrá cambiar la ubicación del stand y comunicarlo al expositor conjuntamente con la propuesta de la nueva ubicación.
Los servicios que se soliciten durante la etapa de montaje o durante el desarrollo del evento se pagarán al momento de solicitarlos. En aquellos casos excepcionales de autorización de montaje y exposición sin haberse efectuado el pago antes de la culminación del evento, el Organizador podrá disponer la retención de la muestra expuesta y demás bienes del expositor hasta tanto se efectúe el pago.
4- FORMAS DE PAGO
Todas las tarifas serán pagadas en la moneda oficial establecida y cuando se trate de transferencias bancarias estas contendrán el nombre del destinatario, banco y número de cuenta que en todo caso coincidirán con la información reflejada en el contrato de participación.
5- RENUNCIAS O REDUCCIONES EN LA PARTICIPACIÓN
Las reducciones y/o renuncias en el espacio contratado conllevan penalización:
No se realizaran devoluciones por la no participación en la feria y el Organizador tiene la facultad de cancelar los contratos y adjudicar a terceros las áreas o espacios contratados que habiendo abonado parcial o totalmente el pago no lo hubiesen ocupado dentro de las 24 horas posteriores a la inauguración de la Feria.
Se cobrara la totalidad del espacio o no se realizaran devoluciones si el expositor decide por su voluntad retirarse antes de terminar la feria
6- HORARIOS
Los horarios y días tanto de la etapa de exposición como de montaje y desmontaje son los fijados por los organizadores y cuando se requiera de manera excepcional, en el caso de estas dos últimas etapas, prolongarlos por necesidades de los expositores se facturará el tiempo adicional de acuerdo con las tarifas establecidas por el recinto ferial. En todo momento la solicitud de tiempo adicional será comunicada al Organizador con no menos de 24 de antelación a la fecha en que desea laborar fuera del horario establecido.
La organización no se hace responsable de pérdidas de ninguna índole ya sea por bajas ventas o apertura del espacio en horas no establecidas por la organización en caso de no asistir a la feria el expositor deberá llamar a la organización para que sus productos sean retirados o ubicados en un lugar seguro.
7- MONTAJE DE STANDS.
Cuidado de instalaciones El montaje de los stands modulares lo realizará personal especializado de la organización de acuerdo con los esquemas y planos de montaje, precisando divisiones internas, el Organizador dispondrá el montaje de acuerdo con sus intereses. Cualquier daño posterior al montaje por parte de expositor será cobrado adicionalmente según las tarifas establecidas para ello.
Cuando el expositor monte su stand deberá respetar en espacio asignado y las alturas establecidas por el organizador.
La limpieza del stand corresponderá al expositor quien también asumirá, de ser necesario, la limpieza de los stands colindantes afectados por dichos elementos. Al concluir el evento el expositor cualquiera que sea el montaje realizado queda obligado a entregar el espacio utilizado en el mismo estado en que lo recibió (limpio, libre de elementos de montaje y desechos).
En la decoración de stand no se podrá utilizar pegamentos o materiales adhesivos en la superficie de los paneles o perfiles. Tampoco agua en cantidades que afecten la conservación del panel. Igualmente queda prohibido, pegar, pintar, perforar, romper o deteriorar de forma alguna el piso del recinto. Tampoco se permitirá pegar calcomanías fuera del stand. El deterioro de elementos de montaje, piso, columnas, vigas y de cualquier estructura del recinto implicará el cobro de la cantidad estipulada o que estipule la dirección del recinto de acuerdo con los daños ocasionados y deberá ser abonado antes de la culminación de la feria o el desmontaje, en su caso.
8- SOLICITUD Y CUIDADO DE LOS MUEBLES
La solicitud de mobiliario y servicios para el stand se hará y cancelara con 8 días de anticipación y según Contrato de Participación cuando se reserva el área de exposición.
Todas las solicitudes de muebles y servicios que se hagan en la etapa de montaje o durante la realización de la Feria tendrán un cargo adicional del 20% en los precios establecidos. Si el expositor deseara utilizar algún tipo de mobiliario especial, deberá contar con la previa aprobación del Organizador. Los muebles y demás medios alquilados no se podrán rayar, cortar ni se les pegarán calcomanías u otros materiales adhesivos que dañen su presencia para futuros eventos. En caso de deterioro de los muebles o medios alquilados el expositor estará obligado a indemnizar al recinto de acuerdo con las tarifas establecidas para este caso antes de la culminación de la feria.
9- INSTALACIONES ELÉCTRICAS
Las instalaciones eléctricas serán realizadas por el personal técnico de la organización, excepcionalmente, por el expositor con autorización expresa de este. Queda prohibido conectar potencias superiores a las solicitadas o efectuar conexiones no autorizadas por el recinto. En caso de necesidad y previa autorización deberán ser contratadas y pagadas. El incumplimiento de tal indicación dará origen a una penalización pecuniaria con independencia de la obligación de retirar la conexión.
10- SEGURIDAD Y VIGILANCIA
Las autoridades de la Feria designarán el personal de vigilancia general en el horario de funcionamiento de la feria. El expositor será el único responsable de los daños causados dentro de su stand y/o sus bienes o medios de cualquier naturaleza por robo, hurto, accidente durante el horario tanto de la feria como en las etapas de montaje y desmontaje. Las reclamaciones a organización por robos, roturas u otros daños a las muestras o equipos detectados dentro de los 30 minutos previos a la apertura diaria de la feria se harán de inmediato y por escrito. De otro modo no se admitirá reclamación alguna.
11- DAÑOS
Las autoridades de la Feria no se hacen responsables por los daños que puedan producir al expositor las deficiencias de luz, energía eléctrica por causas ajenas al recinto. Este último estará obligado a colocar dispositivos de protección y seguridad para los equipos expuestos. Tampoco se hará responsable si tales daños o deficiencias se produjeran por la ocurrencia de fenómenos naturales imprevisibles o inevitables, tales como inundaciones, ciclones, terremotos u otros de similar naturaleza que originen la interrupción de los servicios, el inicio del evento o su desarrollo en la fecha prevista. La organización queda exento de toda responsabilidad en los casos de perdida, sustracción o deterioro de cualquier muestra, objeto o material decorativo que no fuera retirado del recinto por el expositor cuando este no se presente en el recinto durante los días y en los horarios estipulados para el evento, montaje y desmontaje. En todos los casos se entenderá que tal obligación comienza desde el primer día y hora establecidos para la feria.
12- SEGURO
Se recomienda a los expositores que aseguren contra todo riesgo el material y las mercancías que expongan, sean de su propiedad o de terceros, pues las autoridades de la Feria están exentas de toda responsabilidad por la pérdida o perjuicios que puedan sufrir.
13- PROHIBICIONES:
La utilización de espacios fuera del área contratada ni ningún tipo de publicidad o propaganda comercial en el recinto, fachadas y áreas externas o internas a través de carteles, anuncios o cualquier otro medio impreso o no sin autorización del Organizador de la feria. En los casos que se autorice será en base al diseño presentado y solo una vez abonada la tarifa establecida al efecto.
Usar equipos que causen molestias a otros expositores, la actuación de grupos musicales dentro de su stand, áreas comunes o en los pasillos de circulación, hacer demostraciones ruidosas o propaganda con altoparlantes u otros medios de similar o no características para atraer el público.
El volumen alto de sus emisiones en los casos de expositores que exhiben equipos de música u otros medios audiovisuales de manera que no molesten al resto de los participantes.
Realizar degustaciones, sorteos o rifas sin la autorización del Organizador y dado el caso que se autoricen, no podrán impedir la libre circulación de los visitantes o alterar el orden.
El acceso de vehículos a las áreas interiores del recinto ferial, excepto los de servicios y aquellos autorizados expresamente por las Organizador de la Feria.
El parqueo de vehículos de los expositores en áreas distintas a determinadas para este fin.
El desmontaje ni la salida de muestras y mercancías de los stands antes de la culminación de la Feria.
En todos los casos el expositor deberá presentar la Declaración de la mercancía y Salida de Mercancías.
La salida de las muestras fuera de los horarios establecidos la que podrá efectuarse solo una vez concluida la feria.
El acceso de menores de edad al recinto en las etapas de montaje, exposición y desmontaje, salvo en aquellos eventos donde sea autorizada expresamente su presencia.
Tampoco podrá acceder al recinto animales de ningún tipo ni plantas salvo autorización expresa de las autoridades del recinto o cuando se trate de eventos especializados en esas temáticas.
La entrada al recinto de tanques, recipientes o similares con materiales o sustancias inflamables o no que sean nocivos para la salud o puedan ocasionar siniestros por incendios, intoxicación, ruidos u otros daños a la salud de los participantes, así como a los bienes e instalaciones del recinto, salvo autorización expresa del Organizador de la feria.
La entrada de plantas eléctricas, equipos de corte u otros de similar naturaleza para realizar trabajos de montaje, soldaduras y cualquier tipo de demostración, salvo autorización expresa del Organizador de la feria. En estos casos dichos equipos contarán con la protección correspondiente y deberán estar certificados por las autoridades competentes.
La entrada de equipos de alto consumo eléctrico los que de ser autorizados por el Organizador deberán pagar el exceso de consumo permitido.
14- REGLAMENTOS
El Expositor deberá cumplir con las normas establecidas en el presente documento. La organización del evento ferial podrá modificar, en caso necesario, cualquier instrucción que dicten las autoridades de la Feria.
YIODESIGN SAS
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